Materiale
Acquisto / Donazioni, Scelta Fornitori, Deposito
Stesura: 15 Dicembre 2013 - Ultimo Aggiornamento: Dicembre 2013
Approvato: I Assemblea 2014

 Di seguito il regolamento relativo all’acquisto di Materiale e alla possibilità di donazioni. Gli acquisti sono possibili non solo a livello di Direttivo ma anche per Ufficio e Progetto, in maniera da evitare strozzature  e garantire autonomia alle singole figure responsabili. Prima di procedere all’acquisto, si deve verificare in collaborazione con la Segreteria (o la Presidenza) se tale materiale è già presente a magazzino; in caso contrario si può procedere all’acquisto.

Budget Iniziale

 Ogni ufficio e Progetto viene fornito ad inizio anno di un budget iniziale che potrà usare durante quel periodo. Tale somma deve essere decisa nell’ultima riunione dell’anno, all’approvazione del Bilancio Previsionale per l’anno successivo. In tale riunione la Tesoreria dovrà indicare la somma totale disponibile per l’anno successivo e ogni Capoufficio e Capoprogetto dovranno dare indicazioni sulla possibile spesa, segnalazioni che poi verranno discusse dal Direttivo (a maggioranza semplice) e dovranno avere il via libera della Tesoreria (che dovrà verificare se i soldi ci sono o no).
Va da se che nel caso di progetti di durata limitata (oppure partiti nel corso dell’anno), il budget viene deciso prima di partire.
Per ulteriori dettagli vedere il Regolamento dedicato alla Parte Economica dell’Associazione.

Magazzino

L’Associazione è dotata di un magazzino, allocato attualmente nella sede legale dell’Associazione, in Viale Dante al civico 51, dove confluisce tutto il materiale preso per conto dell’Associazione per l’attuazione dei suoi progetti: si hanno due distinzioni, materiale consumabile e non deperibile, dove per quanto riguarda il materiale consumabile (ad esempio biro, matite, carta, etc. ) vengono registrate solo eventuali rimanenze.
Tale deposito è a disposizione del Direttivo e dei capoprogetto, e viene gestito dalla Segreteria in collaborazione con la Presidenza; ogni fine anno (entro e non oltre la prima Assemblea del nuovo anno) viene realizzato un inventario da parte della Segreteria (o da un suo delegato) coadiuvata dall’Ufficio di Presidenza (o da un suo delegato) in maniera da certificare l’eventuale presenza dei beni indicati.
Ogni incaricato, per l’esecuzione dei suoi compiti, prima di procedere all’acquisto deve verificare se a carico dell’Associazione è già presente quanto gli serve; per fare questo, l’elenco completo dei materiali dell’Associazione è inserito a livello digitale in un’area dedicata del sito, accessibile al solo Direttivo e ai Capiprogetto. Tale elenco è aggiornato di anno in anno e tra le sue voci è citato il fornitore, in maniera tale da permettere il reintegro del materiale consumabile, ed il costo per poter dare un’indicazione di spesa.
Una volta accertata la presenza del materiale (in caso di assenza potrà procedere all’acquisto come di seguito spiegato) contatterà tramite i canali di comunicazione associativi la Presidenza o la Segreteria che detengono su un registro fisico adeguato la reale disponibilità sul momento del materiale; su tale registro viene indicato, in caso di oggetti in utilizzo, a quale progetto sono in carico, chi ha prelevato e eventuali date di rientro del bene.
Nel caso di materiale non deperibile, a scopo di registrazione viene affisso un etichetta identificativa.

Acquisti / Donazioni

 Una volta verificato che il materiale non è presente a magazzino, si può procedere con l’acquisto; una lista dei fornitori dell’Associazione è disponibile per la consultazione in un’area privata del sito. Tale lista non preclude la scelta di nuovi fornitori che deve essere però giustificata; la scelta di un nuovo fornitore deve essere registrata su un modulo dedicato avuto in consegna ad inizio anno (o all’assunzione dell’incarico).
E’ anche possibile ricevere donazioni da Privati o altre Realtà; in questo caso si lascia totale autonomia ai vari Responsabili a patto che vengano registrati sull’apposito modulo dedicato.
Nel caso di acquisti o donazioni ingombranti, si prega di avvisare l’Ufficio di Presidenza o la Segreteria che ha in gestione il Magazzino.
I moduli che comprendono la lista degli acquisti devono essere consegnati (insieme al materiale non in utilizzo) a fine anno (o a fine progetto) alla Segreteria che li archivierà aggiornando l’elenco online e registrando su registro di magazzino gli eventuali oggetti in uso.

Fornitori

 Durante i propri lavori, l’Associazione contatta e valuta diversi fornitori, divisi per tipologia di servizi. Tale elenco viene reso disponibile a tutti gli associati, che in questo modo possono usufruirne.
La scelta dei fornitori è a discrezione di ogni ufficio e capoprogetto, che hanno a disposizione in un’area dedicata del sito i fornitori a cui ci siamo già rivolti; una volta scelto e valutato il fornitore, tale azienda dovrà essere inserita nell’elenco in linea, inserendo sia la categoria sia l’affidabilità e il rapporto qualità / prezzo.
Viste le numerosi collaborazioni che sono state aperte con altre Realtà, tale elenco viene messo a disposizione anche alle altre attività a noi legate.
Per ogni fornitore, viene fornita una doppia valutazione: l’Affidabilità e il rapporto Qualità / Prezzo, espressi in un valore da 1 a 5 dove 1 è il punteggio più basso e 5 quello più alto. Tale risultato viene fornito dall’ufficio o dal capoprogetto che ne hanno usufruito.
E’ previsto per il futuro la creazione di una rete di fornitori condivisa con tutti, ovvero i fornitori non vengono scelti solo dall’Associazione Piacenza Cultura ma da tutti, dove come immagine del fornitore viene messo il logo dell’associazione che l’ha testato.
L’elenco aggiornato dei Fornitori è disponibile sul sito www.piacenzaeprovincia.eu.