Economia
Budget / Compensi / Sponsorizzazioni / Strumenti Finanziari
Stesura: 15 Dicembre 2013
Ultimo Aggiornamento: Maggio 2014
Approvato: II Assemblea 2014

Per quanto riguarda la parte economica dell’Associazione, di seguito alcuni chiarimenti. Titolare del documento è l’Ufficio di Tesoreria che è stato deciso si interfaccerà con un Commercialista (se possibile) visto i numerosi progetti in cui l’Associazione si è impegnata (con produzione e vendita di materiale).

Budget

Si distinguono due budget: quello Previsionale e quello Definitivo.
Quello Previsionale viene redatto per l’ultima riunione dell’anno, e tiene presente delle entrate e delle uscite che ci sono state in quell’anno. E’ in quell’occasione che la Tesoreria fornisce dati parziali sulla tenuta economica dell’Associazione, e sempre in quella riunione basandosi su tali dati vengono ripartite le risorse ai singoli Responsabili e CapoProgetto per l’anno successivo (Budget annuale). Il Budget previsionale deve essere approvato a maggioranza semplice dal Direttivo, e in tale riunione prima del voto la Tesoreria deve dare il proprio via libera dopo aver verificato la liquidità. Una volta deciso il budget non è possibile superarlo salvo eccezioni.
Quello Definitivo viene presentato nella stessa riunione e riguarda l’anno appena terminato. Nel caso di scadenze diverse (ad esempio per la parte sportiva dell’associazione) il budget previsionale può venire anticipato in alcune delle sue componenti.
Per presentare tali dati, entro e non oltre la fine di Novembre ogni Responsabile e CapoProgetto deve inviare all’indirizzo email della Tesoreria il prospetto delle spese supportate fino a quel momento in quell’anno, con in evidenza la somma finale spesa, il budget iniziale che era stato previsto e eventuali spese aggiuntive (che devono essere state autorizzate dalla Tesoreria). Chi non fornisce i dati avrà un budget ridotto non basato su dati reali ma legato alla disponibilità dell’Associazione.
Attenzione: una volta deciso il budget ai vari responsabili non viene consegnato nessun contante, in caso di spese devono rivolgersi alla Tesoreria che custodisce la cassa aziendale. 

Eccezioni al Budget

Eventuali eccezioni al budget possono verificarsi solo in determinati casi particolari:
come prima regola, eccezioni possono essere considerate solo se l’Associazione ha in cassa dei soldi; non sono concesse proroghe ne accettati indebitamenti;
ogni eccezione deve essere autorizzata dal Direttivo che deve autorizzare a maggioranza semplice; per evitare blocchi dovuti alla lentezza nell’organizzare una riunione, tale autorizzazione può avvenire anche via email, ovvero si procede a mandare un’email esplicativa a tutto il Direttivo che può cosi rispondere ed autorizzare con lo stesso strumento;
ogni eccezione al budget deve essere autorizzata, salvo nel caso il capoprogetto (o responsabile) abbia trovato uno sponsor; in questo caso la somma cosi trovata non necessita di autorizzazioni per essere spesa.

Compensi

Piacenza Cultura è un’Associazione no profit e non esiste la possibilità di percepire alcun compenso per gli associati; è stato deciso solo per determinati incarichi di prevedere un rimborso spesa (ad esempio per chi si presta come guida o chi produce materiale). Tali rimborsi sono forfettari e sono decisi dai singoli responsabili. Tali rimborsi devono essere inferiori al 30% del budget totale previsto per gli uffici o progetti e non devono  danneggiare il progetto stesso.

Sponsorizzazioni

Le sponsorizzazioni sono di vario tipo: Annuali, Sostegno, A Progetto.
Regole e tariffe vengono decise e aggiornate nella Seconda Assemblea dei soci:
le decisioni valgono per l’anno successivo per tutte le categorie esclusa quella A Progetto e non possono essere cambiate.
Le sponsorizzazioni A Progetto sono legate alla durata della Manifestazione;
tutte le altre durano esattamente un anno che parte dalla data di sottoscrizione, arrotondato per eccesso (ad esempio se si firma il 10 marzo 2013 il contratto vale fino al 31 Marzo 2014)
Sono autorizzati a raccogliere sponsorizzazioni solo i membri del Direttivo (o eventuali delegati decisi dal Direttivo a maggioranza semplice),  il cui elenco aggiornato è sul sito www.piacenzaeprovincia.eu. I singoli CapoProgetto possono raccogliere sponsorizzazioni solo per il loro progetto.
Una volta appreso di una possibile sponsorizzazione, la persona del Direttivo prima di procedere dovrà inviare un’email all’indirizzo comune

Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. E' necessario abilitare JavaScript per vederlo.">Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. E' necessario abilitare JavaScript per vederlo.

Il Direttivo avrà tempo massimo di una settimana dall’invio per sollevare obiezioni, in caso contrario si procederà a concludere il contratto. Le ricevute vengono rilasciate solo se richieste.
La sponsorizzazione parte dal momento in cui viene fatto firmare un documento ad essa dedicata; tale documento viene fornito ad ogni membro del Direttivo e ai CapoProgetto. Il documento può essere cartaceo e, all’occorrenza, digitale; in quest’ultimo caso va girato via email e sarà l’email stessa a fare da partenza della sponsorizzazione.
Nel caso di modulo cartaceo, il modulo, insieme ai soldi incassati, andrà consegnato alla prima occasione all’Ufficio di Presidenza; i soldi verranno consegnati alla Tesoreria mentre i moduli saranno archiviati.
Tutte le sponsorizzazioni sopra una determinata cifra prevedono in automatico l’iscrizione gratuita all’associazione.
Le sponsorizzazioni possono avvenire anche tramite erogazione di servizi o materiali, l’ultima parola rimane sempre al Direttivo che deciderà con i metodi sopra descritti.

Strumenti Finanziari

La Tesoreria, in accordo con la Presidenza, è delegata a trovare gli strumenti finanziari che permettono all’Associazione di gestire i soldi in suo possesso: stiamo parlando di conti correnti, depositi, carte di credito o altro. Una volta individuati tali strumenti la questione viene posta all’attenzione del Direttivo che si esprimerà a maggioranza semplice. Eventuali deleghe sugli strumenti finanziari sono da intestarsi ai responsabili della Tesoreria e della Presidenza (Presidente e VicePresidente)