Collaborazioni
Stesura: 15 Dicembre 2013
Ultimo Aggiornamento: I Assemblea 2014
Approvato: Giugno 2014
Le collaborazioni sono possibili accordi con altre Realtà, profit e no profit, con il fine ultimo di aiutarsi e sostenersi per raggiungere obiettivi comuni. Non sono possibili collaborazioni con privati: salvo casi eccezionali (su cui deve esprimersi il Direttivo a maggioranza semplice) un privato deve iscriversi all’Associazione per poter collaborare. Le collaborazioni possono essere di due tipi:

A progetto                              Partner

Durata

In entrambi i casi il rapporto di fiducia dura generalmente un anno (nel caso di progetti a breve termine, il rapporto si ritiene concluso alla scadenza naturale) dove per anno si intende il periodo che va dal 1 Gennaio al 31 Dicembre. Ciò non implica un obbligo: se specificato in dichiarazione di progetto la collaborazione può durare anche di più (o di meno).
Entrambe le Realtà devono nominare al proprio interno una persona che faccia da collegamento: saranno queste persone a gestire i rapporti e le eventuali problematiche. La collaborazione è rinnovata in automatico, al termine previsto, con tacito assenso (se il progetto è su lungo periodo); può prevedere anche un costo che verrà determinato di volta in volta al rinnovo.

La Collaborazione: Proposta e Approvazione

La possibilità di una collaborazione può essere segnalata da qualsiasi associato:
tale segnalazione si concretizza con l’invio di un’email (o tramite altro mezzo di comunicazione) al Direttivo dell’Associazione e in special modo all’Ufficio di Presidenza.
Una volta ricevuta la comunicazione, l’ufficio di Presidenza entro 30 giorni dalla segnalazione deve valutare e prendere accordi per un primo incontro (direttamente o delegando).
Nel caso di esito positivo, successivamente verranno organizzati nuovi incontri in cui verrà definita la possibile partecipazione. A tali incontri verrà invitato il Direttivo stesso e in particolar modo (se tale posizione è coperta) l’avvocato dell’associazione, in maniera da poter valutare le potenzialità (e le eventuali problematiche) del nuovo rapporto.

Documentazione

Definita la Collaborazione, si procede a stendere un documento che include i possibili  accordi, atto che deve essere votato, nella prima riunione valida, dal Direttivo con votazione a maggioranza semplice. Va individuata, per singola parte, una figura che funga da responsabile e coordinatore dei rapporti e dei progetti tra le due parti.
Attenzione: può capitare di ricevere o rilevare lamentele. In questo caso, il coordinatore porterà i reclami, accompagnati da una relazione comprensiva di sua valutazione, al Direttivo che si esprimerà o nella prima riunione effettiva o tramite i mezzi digitali a sua disposizione non oltre i quindici giorni dalla segnalazione.
In caso di riscontro positivo, l’Associazione procederà ad emettere un avviso verso l’altra realtà; in caso di più di tre segnalazioni verificate in un anno, la collaborazione verrà terminata.
Una Collaborazione viene ritenuta definitiva solo dopo l’approvazione di un documento firmato da entrambe le parti.

Collaborazione A Progetto

La collaborazione nasce e muore con il progetto, che può essere di breve o di lunga durata. Le modalità di collaborazione vengono decise dal capoprogetto, che dovrà sottoporle al Direttivo che dovrà esprimersi a maggioranza semplice.

Partner

Si tratta di una collaborazione ad ampio spettro: in pratica le due realtà si sosterranno in tutte le loro attività. Ciò prevede una programmazione sistematica dell’anno che va decisa a gennaio o comunque non oltre il mese di febbraio, oltre al coordinamento sia dei canali di comunicazione sia di altri aspetti della vita associativa, come sedi, fornitori, figure come commercialista e quant’altro (copertura mediatica, di stampa, etc …). Gli aspetti condivisi sono disposti in un documento che verrà sottoposto al Direttivo che si esprimerà a maggioranza semplice.

Cessazione

Nel caso una delle due parti desidera recedere da tale collaborazione, ad un mese dalla scadenza e non oltre il 10 di quel mese dovrà darne comunicazione alla controparte secondo il mezzo di comunicazione adottato alla stipula dell’accordo.